1099 Regole per le spese rimborsate per un subappaltatore

Appaltatori indipendenti, consulenti e liberi professionisti affrontano molte sfide professionali, tra cui imparare a padroneggiare regole fiscali complicate. Il rimborso delle spese aziendali valide non è solitamente tassabile per il contraente, assumendo che rispetti le regole di contabilità e tenuta dei registri adeguate.

Gli appaltatori indipendenti agiscono spesso come propri consulenti fiscali nella navigazione delle regole per le detrazioni aziendali e i rimborsi.

Contraenti contro dipendenti

Gli appaltatori indipendenti differiscono dai dipendenti a fini fiscali. In generale, l'IRS verifica quale parte abbia in definitiva il controllo sul prodotto del lavoro e chi è il decisore a determinare se qualcuno è un dipendente o un contraente, sebbene l'IRS possa considerare fatti e circostanze rilevanti. Gli appaltatori ricevono commissioni concordate per i servizi forniti al cliente senza alcuna ritenuta ai fini fiscali. Le aziende che pagano un appaltatore indipendente di $ 600 o superiore per i servizi forniti durante l'anno devono fornire all'appaltatore un modulo 1099-MISC entro il 31 gennaio dell'anno successivo. I clienti possono rimborsare gli appaltatori per ragionevoli spese aziendali, ma farlo per un grande volume di spese indica all'IRS che un appaltatore era in realtà un dipendente ai fini fiscali nella Revenue Ruling 55-144.

Contabilità adeguata

Per essere rimborsati per le spese sostenute per conto di un cliente, il contraente fornisce una fattura con una contabilità adeguata per le spese al cliente. La contabilità generalmente adeguata include un elenco dettagliato delle spese e delle ricevute se richiesto dal cliente. Supponendo che il cliente rimborsi le spese aziendali valide, il contraente non segnalerà il rimborso come reddito, né dedurrà le spese come spese aziendali. Il rimborso non si rifletterà sul modulo 1099-MISC del contraente.

Contabilità inadeguata

Se l'appaltatore trascura di fornire un elenco dettagliato delle spese aziendali al cliente, il rimborso, se è pagato, è incluso come reddito per il contraente sul modulo 1099-MISC. Supponendo che il contraente abbia tenuto un registro sufficiente delle spese, può detrarre le spese nella Tabella C del Modulo 1040.

Tenuta del registro

Il contribuente che richiede la detrazione - sia il contraente che il datore di lavoro - deve motivare le spese aziendali. Salva le ricevute o le registrazioni delle spese, come assegni annullati o estratti conto della carta di credito. Inoltre, documenta i dettagli di ciascuna spesa, inclusi lo scopo commerciale e le parti coinvolte, ad esempio i partecipanti a un pasto. Registrare anche la data delle spese; dove è stata sostenuta la spesa, inclusa la sede e la città se si tratta di una spesa di viaggio; e una lista dettagliata di ogni spesa.

subappaltatori

Occasionalmente, gli appaltatori indipendenti assumono subappaltatori per completare determinati incarichi che possono essere classificati come dipendenti o appaltatori a fini fiscali. In questi casi, i contraenti originali diventano datori di lavoro e devono rispettare le stesse regole che disciplinano il rimborso delle spese, anche se da una prospettiva diversa.