Implicazioni fiscali del rimborso spese tramite buste paga

L'Internal Revenue Service consente ai datori di lavoro di rimborsare ai dipendenti le spese aziendali sostenute per il lavoro. Sotto un piano responsabile, questi rimborsi spese sono esentasse per il dipendente. Se si tratta di un piano non responsabile, i pagamenti sono considerati come salari. Se i rimborsi vengono emessi attraverso il libro paga, ciò significa che fanno parte di un piano non responsabile e il dipendente pagherà le tasse sui rimborsi.

Uomo in tuta che pompa gascredit: vadimguzhva / iStock / Getty Images

Spese per i dipendenti

Come rappresentanti della società, i dipendenti tendono a sostenere spese aziendali mentre lavorano. Guidare per incontrare un cliente, prelevare alcune forniture per ufficio o portare un cliente a pranzo sono tutte spese aziendali che possono essere rimborsate dal datore di lavoro. Per documentare e giustificare le spese, i dipendenti devono salvare copie delle ricevute quando effettuano acquisti commerciali. L'IRS consente ai datori di lavoro di rimborsare i dipendenti per il miglio per i viaggi in auto, in modo che i dipendenti possano tenere un registro dettagliato dei viaggi di lavoro piuttosto che risparmiare le ricevute di gas.

Piani responsabili e non responsabili

Quando i datori di lavoro rimborsano i dipendenti per le spese di lavoro, lo fanno sotto un piano responsabile o un piano non responsabile. Un piano responsabile è quello in cui il dipendente fornisce una documentazione tempestiva delle spese e restituisce eventuali rimborsi in eccesso. Il datore di lavoro verifica che la spesa abbia una connessione commerciale e conserva la copia della documentazione. Sotto un piano responsabile, il rimborso spese non è reddito. Invece, è un rimborso esente da imposte delle spese per il dipendente.

Emettere controlli sotto un piano responsabile

Se si dispone di un piano responsabile, i rimborsi spese non devono essere elaborati attraverso il libro paga. Invece, chiedere ai dipendenti di raccogliere periodicamente la documentazione delle spese e quindi emettere un assegno di rimborso delle spese. Questi pagamenti dovrebbero essere registrati come spese aziendali. Ad esempio, se si taglia un dipendente un assegno di rimborso chilometrico per $ 50, tale $ 50 deve essere registrato come spesa in miglia. La vostra azienda sarà in grado di cancellare tali spese sulla sua dichiarazione dei redditi aziendali, in modo da conservare le copie dei moduli di chilometraggio e delle ricevute per comprovare la spesa.

Elaborazione delle buste paga per piani non responsabili

Se il datore di lavoro non segue le regole di un piano responsabile, opera sotto un piano non collegabile. A volte un datore di lavoro implementa intenzionalmente un piano non responsabile per minimizzare il mantenimento dei registri. Ad esempio, un'azienda può scegliere di dare ai dipendenti $ 500 ciascuno per coprire le spese di cibo e chilometraggio per una formazione annuale aziendale e non richiedere le ricevute. In questo caso, i rimborsi spese sono effettivamente considerati salari e gli impiegati pagheranno le tasse su di loro.

Dal momento che questi sono considerati come salari, i rimborsi delle spese nell'ambito di un piano non responsabile devono essere elaborati attraverso il libro paga. In questo modo, il datore di lavoro può trattenere le tasse federali, statali e sui salari. Alla fine dell'anno, i rimborsi delle spese saranno riportati come salari nel modulo W-2 del dipendente.