Sommario:
Quando un dipendente viaggia per affari, probabilmente ha delle spese deducibili. Per mantenere la contabilità semplice, l'Internal Revenue Service consente ai datori di lavoro di pagare e detrarre le tariffe giornaliere; il capo deve solo tenere traccia delle tariffe giornaliere standard per cibo, alloggio e altre spese, invece di chiedere ai dipendenti di ricevere le ricevute per i costi effettivi. Se il datore di lavoro non rimborsa il dipendente, il dipendente può detrarre le spese effettive o le tariffe giornaliere standard.
Rimborsi e entrate
Secondo l'IRS, un dipendente che riceve un'indennità giornaliera per viaggi d'affari riceve un rimborso dal datore di lavoro. L'indennità giornaliera indennizzata, al di là delle spese dichiarate dal dipendente, è costituita da reddito e viene riportata sul modulo W-2 dell'impiegato. Se le retribuzioni del dipendente includono le spese di viaggio d'affari, non ci sono rimborsi, nessuna deduzione da parte del dipendente e nessun reddito aggiuntivo segnalato all'IRS.
Tariffe elevate
Le indennità giornaliere sono fissate dall'IRS. Un dipendente coperto da queste indennità non ha bisogno di tenere traccia delle singole spese, anche se deve documentare il tempo, il luogo e lo scopo del viaggio. I datori di lavoro possono anche utilizzare tariffe "molto basse" che rappresentano maggiori costi in alcune aree, come l'Alaska o le Hawaii. Se i tassi alti-bassi vengono utilizzati per il viaggio di un dipendente, devono essere nuovamente utilizzati per tutti gli altri viaggi di quel dipendente durante l'anno fiscale. Alcuni tassi alti-bassi sono stagionali, vale a dire che si applicano solo in periodi di "alta stagione" durante l'anno in alcune località: Sedona, Arizona, a marzo e aprile, ad esempio, oa Miami durante la stagione turistica da gennaio a marzo.
Detrazioni dei dipendenti
Per i dipendenti, l'IRS fissa tariffe standard per alcune spese di viaggio d'affari. Per i pasti, un'indennità giornaliera standard varia a seconda della destinazione del viaggio. Una tariffa standard per il chilometraggio copre anche l'uso commerciale di un veicolo, che consente ai lavoratori di evitare di tenere traccia di gas, assicurazione, parcheggio, pedaggi e tutte le altre spese accessorie associate all'uso di un'automobile o di un camion. I dipendenti dettagliano e rivendicano tali spese, sia standard che effettive, nel modulo 2106. Il totale viene visualizzato nella Tabella A, che elenca tutte le detrazioni dettagliate per i singoli rendimenti. Solo l'importo che supera il 2% del reddito lordo rettificato è deducibile.
Tassi anno fiscale
Per l'anno fiscale 2015, a partire dal 1 ° ottobre 2014, le tariffe mensili per i datori di lavoro hanno raggiunto $ 172 per alloggio e pasti; il perem per le aree ad alto costo ha raggiunto $ 259. Questi rimborsi non sono soggetti a imposte sul reddito o imposte sui salari, né sono riportati sul W-2. Le tariffe giornaliere per l'alloggio non sono disponibili per le persone che sono lavoratori autonomi, ma possono usare una indennità standard per i pasti e un'altra per le spese accessorie nei giorni in cui non usano l'assegno alimentare. Segnalano queste e tutte le spese effettive come deduzioni sulla Tabella C. Le stesse regole si applicano a chiunque abbia una proprietà significativa della società, che l'IRS definisce come 10 percento o più.