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L'archiviazione sicura delle informazioni fiscali è vitale quando si gestisce una piccola azienda o una famiglia occupata. Per evitare confusione, dovresti sempre conservare una copia delle entrate fiscali importanti, soprattutto per gli acquisti costosi. Tuttavia, dopo un certo numero di anni, molte di queste entrate possono essere gettate via, dal momento che non sono più utili ai fini della pianificazione fiscale.
Statua delle limitazioni
Negli Stati Uniti, l'Internal Revenue Service si riserva il diritto di indagare sulle dichiarazioni dei redditi fino a tre anni dopo la loro presentazione. Stephen Fishman, autore di "Working for Yourself" raccomanda che "dovresti conservare i tuoi documenti per tutto il tempo che l'IRS deve controllare dopo aver archiviato i rendimenti per l'anno." Un tale periodo di tempo di solito copre da tre a sei anni, ma potrebbe essere più lungo a seconda del motivo alla base dell'audit in questione. Con il passare degli anni, molte ricevute vengono gettate via, ma le copie delle informazioni sulla dichiarazione dei redditi devono sempre essere archiviate.
Tipi di reddito
A seconda che le spese legate alle tasse siano connesse all'attività commerciale o agli acquisti personali, una persona potrebbe voler archiviare ricevute specifiche per un periodo di tempo prolungato. Per semplificare il processo di pianificazione fiscale, le ricevute commerciali e le ricevute personali devono essere archiviate separatamente, preferibilmente in cartelle diverse.
Ricevute essenziali
Certe ricevute non valgono la pena, mentre non si può quasi permettersi di perdere gli altri. Le ricevute commerciali che ammontano a meno di $ 75 possono essere scartate, ma tali spese dovrebbero essere registrate in un libro mastro prima che le entrate vengano gettate nel cestino. Altre entrate come le spese di viaggio, le tasse di lavoro o le spese per l'auto dovrebbero sempre essere archiviate nel caso in cui siano necessarie in seguito per regolare i registri contabili.
Giustificare gli investimenti
Gli investimenti realizzati per attività a lungo termine, come attrezzature informatiche o progetti complessi di miglioramento domestico, dovrebbero essere accuratamente documentati. Le entrate fiscali da tali investimenti costosi possono in seguito essere rilevanti ai fini assicurativi, così come quando si tenta di rivendere tali attività in futuro. Di conseguenza, queste entrate non dovrebbero essere conservate solo per diversi anni, ma anche per tre anni dopo la fine della vita ammortizzabile dell'attività.