Sommario:
Il modulo IRS W-9 riporta il numero di identificazione fiscale di un venditore o di un contraente e la struttura aziendale. Sei tenuto a rilasciare un modulo 1099 a qualsiasi venditore a cui hai pagato $ 600 o più durante l'anno, anche se le agenzie governative e le società sono esentate dal rapporto 1099. Il modulo deve avere un codice fiscale per essere legalmente valido, ma alcuni venditori si rifiutano di fornire queste informazioni anche se non si qualificano per un'esenzione.
Responsabilità del venditore
È responsabilità del venditore inviare il W-9 su richiesta. Se non si riceve un W-9 prima del termine di presentazione del 28 febbraio per i moduli 1099, è possibile comunque archiviare i 1099 con una notazione che il fornitore non ha fornito un numero di identificazione fiscale. Non verrai penalizzato per la mancata presentazione da parte del fornitore delle informazioni in modo tempestivo.
Ritenuta di riserva
Se non si dispone di un modulo W-9 valido che dimostri che il venditore è incorporato o affiliato con un'agenzia governativa e quindi esente da report 1099, è necessario sospendere il 28% trattenendo i pagamenti futuri dovuti al venditore e inviarlo a il loro. Non è necessario iniziare a trattenere fino a quando non si riceve la notifica dall'IRS che il numero di identificazione fiscale del venditore non è corretto.