Sommario:
Lo scopo di un'agenda della riunione è di garantire che i partecipanti abbiano un'idea di dove è diretta la discussione. Fornisce anche un periodo di tempo in modo che tutti gli interessati sappiano quando il meeting si concluderà. Crea un modello di agenda per riunioni rapide nel formato corretto in modo che tutto ciò che devi fare sia aggiornarlo per ogni sessione.
Formato elenco
Quando si scrive un ordine del giorno della riunione, è necessario formattarlo in un elenco numerico e alfabetico in ordine di eventi. Il formato standard ha la parola "Agenda" nella parte superiore della pagina. Sotto "agenda", scrivi il nome dell'azienda, la data e l'ora della riunione. Ogni punto principale all'ordine del giorno è preceduto da un numero o da un numero romano come segue: "I. Introduzione, II. Corrispondenza". Sotto ogni categoria principale, aggiungi descrizioni più dettagliate precedute da una lettera in ordine alfabetico. Ecco un esempio: "a Introduzione generale, b. Introduzione di nuovi membri". Continua questa sequenza per tutti gli oggetti e le descrizioni dell'agenda.
Schema
Lo schema di base per l'agenda di una riunione è, in primo luogo, l'introduzione, seguita dai verbali della riunione precedente (recital e approvazione), relazioni, nuovi affari, articoli di discussione (in ordine di importanza) e la chiusura. Questa è una linea guida di base per un programma - ovviamente, puoi aggiungere i tuoi articoli nell'ordine che preferisci.
Stime di tempo
Dovresti includere anche le stime di tempo per ogni articolo nella tua agenda. Utilizza i blocchi di tempo in minuti o ore, utilizzando stime realistiche. Il parlamentare dell'incontro (di solito un segretario o un manager) può quindi utilizzare queste linee guida per mantenere la riunione in pista. Ad esempio, potresti aggiungere "3 minuti" accanto alla voce di introduzione e "15 minuti" sotto ogni voce per la discussione.
responsabilità
Oltre alle stime del tempo di incontro, includere anche il nome della persona responsabile della conduzione di ogni discussione. Se tu o il gestore è l'unica persona che ha intenzione di condurre la riunione, questo non è necessario. Ma se si hanno membri del team diversi assegnati a ciascuna attività all'ordine del giorno, includere i nomi. Ad esempio, se un segretario sta dando i minuti, includi il suo nome accanto a quell'elemento nell'elenco.