Regole di permuta per il rimborso delle miglia

Le aziende possono rimborsare i dipendenti per spese di chilometraggio legate al lavoro e richiedere una detrazione fiscale. Tuttavia, il chilometraggio associato al normale pendolarismo del dipendente non viene conteggiato come spesa per il chilometraggio. Se un dipendente non è completamente rimborsato per le spese di chilometraggio, può richiedere la parte non rimborsata come spesa aziendale dipendente.

Per detrarre i rimborsi come spese fiscali, le aziende devono conservare i registri dei viaggi d'affari. Credit: Hailshadow / iStock / Getty Images

Requisiti per il rimborso delle miglia

L'IRS fornisce alcune linee guida per le imprese per rimborsare i dipendenti per le spese di chilometraggio. Se eseguito correttamente, il pagamento non è tassabile per il dipendente e l'azienda può detrarlo come spesa. Per richiedere la detrazione, l'IRS richiede che l'azienda documenti i dettagli della spesa e verifica che il viaggio è stato per motivi di lavoro. Affinché il pagamento non sia tassabile per il dipendente, il dipendente deve documentare le spese relative al lavoro e restituire i rimborsi in eccesso che riceve.

Tariffe di rimborso

Il modo più semplice per un'azienda di rimborsare il chilometraggio dei dipendenti è quello di utilizzare il tasso di chilometraggio standard IRS. Questa tariffa è progettata per coprire il costo medio del gas, la manutenzione dell'auto, le riparazioni, l'assicurazione, la registrazione e il deprezzamento. Il tasso è di 56 centesimi al miglio guidato a partire dal 2015, ed è regolato su base regolare. In alternativa, un'azienda può decidere di rimborsare solo le spese auto specifiche, come la bolletta del gas per un viaggio fuori città. Può persino scegliere di non rimborsare affatto il chilometraggio.

Cosa conta il Mileage

Per il chilometraggio da dedurre, devi guidare o viaggiare per uno scopo correlato al lavoro. Visitando un cliente, raccogliendo materiali di consumo o viaggiando per una conferenza sono tutti validi motivi per richiedere la spesa per il chilometraggio. Tuttavia, l'IRS impedisce in modo specifico ai dipendenti e alle aziende di dedurre i chilometri percorsi da un normale pendolarismo al lavoro. Per tenere conto di ciò, è necessario sottrarre la quantità di miglia coinvolte nel normale pendolarismo di lavoro dal chilometraggio segnalato. Ad esempio, dì che la tua casa è un viaggio di andata e ritorno di 10 miglia dal tuo normale posto di lavoro. Invece di andare al tuo normale posto di lavoro, hai lavorato per un giorno in un sito cliente, che era un tragitto di andata e ritorno di 30 miglia. Il chilometraggio sostenuto meno il normale pendolarismo - 20 miglia - è rimborsabile e deducibile.

Chilometraggio non rimborsato

Se hai guidato per lavoro e il tuo datore di lavoro non ti ha rimborsato o rimborsato solo parzialmente, puoi richiedere una detrazione fiscale sulla tua dichiarazione dei redditi personale. I dipendenti sono autorizzati a detrarre il lavoro non rimborsato e le spese aziendali sul modulo 2106. Sfortunatamente, la detrazione è limitata. Le detrazioni dettagliate varie, come le spese per i dipendenti non rimborsate, sono deducibili solo nella misura in cui superano il 2 percento del reddito lordo corretto.