Sommario:
L'Internal Revenue Service (IRS) raccomanda di tenere buoni registri, ma non impone a imprese o individui di conservare i registri finanziari in una forma particolare. Se richiedi spese mediche come detrazione sulle tue tasse, devi conservare la documentazione da utilizzare in caso di audit.In una verifica, è necessario dimostrare all'IRS che le spese dichiarate sono valide o che potrebbe essere richiesto il pagamento di una tassa aggiuntiva sul reddito.
Passo
Etichettare le sezioni di un file di fisarmonica o cartelle di file separate con le categorie di spese mediche che sarà possibile richiedere. Avrai bisogno di una sezione per le spese mediche, spese dentistiche, prescrizioni, assicurazione medica e costi di trasporto. A seconda del tipo di assistenza medica utilizzata da te e dai tuoi dipendenti, potresti aver bisogno di sezioni aggiuntive. Se, ad esempio, il medico di tuo figlio prescrive il tutoraggio, aggiungi una sezione per le spese scolastiche. Altre possibilità includono le spese legali sostenute per ottenere un trattamento adeguato e le spese per le conferenze mediche.
Passo
Aggiungi note a ogni record scritto di una spesa medica quando lo ricevi. Ogni documento dovrebbe identificare chi ha sostenuto la spesa: tu o uno dei tuoi dipendenti. Il record dovrebbe includere anche il nome e l'indirizzo del fornitore, la data della spesa, il tipo di spesa e il costo. L'IRS raccomanda di tenere traccia delle spese quando si verificano. I registri scritti comprendono articoli come ricevute, fatture, polizze di vendita, assegni annullati, estratti conto delle carte di credito e registrazioni di trasferimenti elettronici.
Passo
Immettere i dettagli della cartella clinica nel foglio di calcolo o nell'applicazione di tracciamento. È possibile impostare un foglio di calcolo di carta e matita o utilizzare un software per tenere traccia delle spese mediche. Il foglio di calcolo deve includere una colonna per ciascuno dei dettagli che hai annotato sul record scritto. Organizza le colonne in un modo che abbia senso per te. Ad esempio, potresti inserire la data nella prima colonna, quindi il nome della persona associata alla spesa, il tipo di spesa e così via. Applicazioni di fogli di calcolo o software di tracciamento specializzati presentano numerosi vantaggi rispetto a un record scritto a mano. Ad esempio, la maggior parte del software ti consentirà di riorganizzare l'ordine delle colonne e ordinare le informazioni in base a un fattore specifico. Un sistema di tracciamento del computer ti fornirà automaticamente i totali.
Passo
Inserire la registrazione scritta della spesa nella sezione appropriata dei file. Conserva i record in ordine per data all'interno di ciascuna sezione di file posizionando in modo coerente ogni nuovo record nella parte anteriore o posteriore del file.