I registri stanno semplicemente registrando record di crediti e debiti. Usiamo un libro mastro ogni volta che inseriamo assegni o depositi nei nostri libretti degli assegni o depositi e prelievi in un libretto di risparmio. Alcune persone tengono un libro mastro della famiglia. Altri tengono registri aziendali per piccole aziende o società internazionali. Sebbene l'informatizzazione abbia semplificato il lavoro del ragioniere aziendale, può essere applicato anche alle finanze domestiche. I registri basati su computer sono disponibili come freeware o shareware, nonché i pacchetti professionali disponibili per l'acquisto. I tablet Ledger sono disponibili presso qualsiasi negozio di forniture per ufficio e presso la maggior parte delle cartolerie.
I libri contabili contengono almeno cinque colonne, utilizzate per data, dettaglio, credito, debito e saldo. La colonna dei dettagli viene utilizzata per il nome del beneficiario o della fonte di reddito e di eventuali note. Le entrate o le spese sono registrate nella colonna del credito o del debito (lasciando vuota l'altra colonna) e un totale parziale viene inserito nella linea di bilancio. Le colonne possono essere aggiunte per indicare il reddito imponibile o le spese deducibili. I libri contabili dovrebbero essere conservati per un certo periodo --- una settimana o un mese --- a seconda del numero di transazioni che si verificano. Alla fine del periodo, i debiti e i crediti sono sommati e il saldo finale viene controllato aggiungendo i crediti e sottraendo gli addebiti dal saldo iniziale. Il saldo finale viene "anticipato" come saldo di apertura del libro mastro per il periodo successivo. Assicurati di contrassegnare ogni foglio del tuo libro mastro con un titolo (libro mastro, nome dell'attività), le date del periodo in cui le copertine dei fogli e le intestazioni delle colonne. Se è necessario più di una pagina per coprire un periodo di attività, accertarsi di contrassegnare i numeri di pagina per il numero totale su ciascuna pagina.
I contabili sono utilizzati dai contabili per preparare bilanci, tenere traccia delle entrate e delle spese per le dichiarazioni dei redditi e preparare i budget. Per utilizzare il libro mastro per questo, assegnano i numeri di conto per ciascun gruppo di attività e passività. Un numero di conto separato può essere dato a: reddito da ciascuna fonte, affitto, mutuo e pagamenti di prestiti, leasing informatici, spese scolastiche o qualsiasi tipo di reddito o spesa che potrebbe essere necessario un totale per alla fine dell'anno. La numerazione degli account facilita la raccolta dei dati che possono essere utilizzati per calcolare le tasse o stabilire i budget. Usando il tuo libro mastro, puoi preparare un budget per la tua azienda e famiglia che può prevedere quali spese dovresti pianificare e quale tipo di reddito puoi aspettarti. Tieni registri separati per account aziendali e personali per tenere traccia dei soldi e disporre di record completi per il tuo commercialista.