Come aggiungere un dipendente all'assicurazione

Sia che abbiate copertura attraverso il vostro lavoro o il mercato dell'assicurazione sanitaria del governo, il processo di aggiunta di un dipendente all'assicurazione è relativamente semplice. Inizia facendo domande. È necessario determinare se il dipendente previsto è idoneo, quando il piano accetta nuove iscrizioni e quali procedure e politiche è necessario seguire.

Confermare l'ammissibilità

Il Affordable Care Act o ACA, definisce dipendenti come figli e figliastri biologici e adottati. Sotto ACA, i bambini possono rimanere nell'assicurazione sanitaria fino alla fine del mese in cui compiono 26 anni anche se si sposano, spostati da casa, vai a scuola o trova un lavoro. Tutti i fornitori devono rispettare questo mandato, anche se i datori di lavoro possono scegliere di includere figli adottivi e figliastri.

Sebbene tu possa considerare il tuo coniuge, il partner domestico o i figli del partner domestico come dipendenti, l'ACA no. Né richiede agli assicuratori di coprirli. Tuttavia, i fornitori di piani contano generalmente i coniugi legali come dipendenti idonei e alcuni hanno disposizioni per coprire i partner domestici e i loro figli. Anche quando un piano considera dipendenti da sposi legali, può richiedere loro di accettare qualsiasi beneficio per il quale sono idonei al lavoro indipendentemente dal costo. Ciò significa che il tuo coniuge utilizzerà il tuo piano come copertura secondaria. Alcuni stati, come la California, impongono che i piani sanitari che coprono i coniugi coprano anche i partner domestici e i loro figli.

Confermare con il proprio ufficio risorse umane o il servizio clienti del piano che il dipendente è idoneo ad essere aggiunto alla propria assicurazione. L'aggiunta di un bambino che vive al di fuori dell'area di servizio del piano potrebbe richiedere di cambiare piano.

Il tempismo è tutto

Il codice di imposta sul reddito interno fornisce lo status prima delle imposte per escludere dal reddito imponibile eventuali costi da pagare per l'assicurazione medica. In cambio, limita quando puoi aggiungere dipendenti - periodi annuali di iscrizione aperti e cosa chiama la HIPAA, la legge sulla portabilità e la responsabilità delle assicurazioni sanitarie "iscrizioni speciali". Le iscrizioni speciali richiedono un evento vita qualificante, secondo Healthcare.gov.

Gli eventi qualificati accettati sono:

• Matrimonio
• Parto
• Adozione da parte dei bambini
• Diventare un genitore adottivo
• Divorzio
• Perdita di copertura
• In movimento
• Morte
• Cambio di reddito
• Modifica dello stato del lavoro, ad esempio una nuova assunzione o il completamento della prova
• Diventare cittadino degli Stati Uniti o residente legale
• Rilascio dalla prigione

È necessario usufruire di questa opportunità di iscrizione entro 60 giorni dall'evento di qualificazione o per i neonati, 30 giorni dalla data di nascita. Se si dimentica la scadenza, non sarà possibile aggiungere dipendenti fino all'iscrizione aperta. Guardare il calendario può farti risparmiare denaro: la data effettiva in cui decidi di iniziare la registrazione della tua dipendente può comportare addebiti retroattivi quando effettui la retrocessione o quando utilizzi una data precedente rispetto al giorno in cui invii la richiesta. Se non si sono sostenute spese mediche dalla data dell'evento di qualificazione, è necessario scegliere una data di validità corrente.

L'iscrizione aperta è la tua unica opzione se non hai un evento valido. La copertura per i dipendenti aggiunti durante l'iscrizione aperta non ha effetto fino all'inizio del nuovo anno di benefit del piano.

Se fai parte di una tribù indiana riconosciuta dal governo degli Stati Uniti, o sei un azionista ai sensi del Legge sulla risoluzione delle richieste di risarcimento in Alaska, tuttavia, è possibile registrare un dipendente una volta al mese tranne durante l'iscrizione aperta.

Documentazione richiesta completa

Oltre a ottenere i moduli di iscrizione appropriati, ottenere il numero di previdenza sociale del dipendente, la data di nascita e l'indirizzo. Anche raccogliere tutti i documenti di supporto richiesti dal fornitore del piano per verificare la relazione con il dipendente. Per aggiungere un bambino, presentare un certificato di nascita ufficiale, un documento giudiziario che vi assegni la responsabilità di tutela o affidamento, o un decreto di adozione. Il certificato di matrimonio, o una dichiarazione giurata di matrimonio se ti sposerai in un paese che non emette certificati, prova lo stato legale del tuo coniuge, anche se alcuni piani richiedono anche una copia della dichiarazione dei redditi federale e un estratto conto bancario o altra prova di comproprietà. Potrebbe anche essere necessario dimostrare che il coniuge ha perso i sussidi sanitari, informazioni sulla sua assicurazione sponsorizzata dal datore di lavoro o una copia della sua tessera Medicare.

L'aggiunta di un partner domestico può richiedere una dichiarazione giurata autenticata che conferma la tua relazione oltre a diversi tipi di prove che dimostrano che la partnership è esistita per un determinato periodo di tempo, ad esempio sei mesi, e che voi due dipendete l'una dall'altra finanziariamente. Esempi di prove documentali includono un leasing o un mutuo, il titolo di un'automobile e estratti conto bancari con entrambi i nomi. Il nome del tuo partner domestico deve figurare sul certificato di nascita di suo figlio perché tu possa aggiungere il bambino alla tua assicurazione.

Le iscrizioni al mercato dell'assicurazione sanitaria richiedono anche informazioni finanziarie per ogni dipendente che aggiungi.