Cosa copre la copertura per il rimborso miglia?

I datori di lavoro che chiedono ai dipendenti di utilizzare le proprie macchine per il posto di lavoro pagano un rimborso per il chilometraggio. La ragione è semplice. I datori di lavoro possono meglio reclutare e mantenere dipendenti di qualità, compensandoli per il costo della guida correlata al lavoro. Il rimborso delle miglia copre le spese associate alla gestione di veicoli a motore come auto, furgoni e SUV.

Il rimborso delle miglia copre solo le spese sostenute per il lavoro.credit: Brian Jackson / iStock / Getty Images

Tariffe standard IRS

Ogni anno, l'Internal Revenue Service stabilisce una tariffa standard per l'uso commerciale dei veicoli. Ad esempio, nel 2015 il tasso era di 57,5 ​​centesimi al miglio. Il tasso di rimborso viene utilizzato per calcolare l'ammortamento delle imposte quando i viaggi relativi al lavoro non vengono rimborsati. La tariffa commerciale standard copre i costi di gestione di un veicolo medio, inclusi benzina, manutenzione e riparazioni, assicurazione e ammortamento.

Sconti chilometrici non aziendali

Alcuni rimborsi sono per la guida non commerciale, ma si qualificano ancora per una pausa fiscale. I viaggi per spostamenti o motivi medici potrebbero essere detratti o rimborsati a 23 centesimi al miglio a partire dal 2015. Il tasso di guida durante l'esecuzione di attività caritative è fissato dalla legge a 14 centesimi al miglio.

Chilometraggio consentito

HR Hero dice che per il rimborso del chilometraggio devono essere soddisfatti tre criteri per qualificarsi come spesa aziendale. Innanzitutto, il rimborso può essere pagato solo per i viaggi direttamente correlati al lavoro. Il pendolarismo tra la tua casa e il normale posto di lavoro non è un viaggio qualificato. In secondo luogo, i dipendenti devono documentare la guida correlata al lavoro. Infine, un dipendente deve restituire eventuali importi di rimborso in eccesso pagati. I datori di lavoro non includono rimborsi di miglia qualificati come reddito, quindi è totalmente esentasse per il dipendente. Un datore di lavoro può scrivere l'importo come spesa aziendale.

Registrazione per rimborso

I dipendenti di solito conservano un registro dei percorsi per documentare la guida relativa al lavoro. Si inizia con il primo giorno dell'anno in cui l'auto viene utilizzata per le attività commerciali e termina con la lettura del contachilometri nell'ultimo giorno. Ogni voce deve indicare la data, il motivo commerciale per il chilometraggio e dove si va. Le letture del contachilometri iniziale e finale devono essere registrate. I datori di lavoro utilizzano queste informazioni per calcolare i rimborsi per il chilometraggio moltiplicando le miglia guidate dalla tariffa standard IRS.

Opzione delle spese effettive

I datori di lavoro in genere non usano le spese effettive del veicolo a causa dei requisiti di registrazione. Tuttavia, i dipendenti possono utilizzare le spese effettive se superano l'importo del rimborso. Per utilizzare i costi effettivi, un dipendente deve tenere un registro delle miglia e le registrazioni dei pagamenti assicurativi, degli acquisti di benzina, delle riparazioni e di tutte le altre spese del veicolo. Una volta che il dipendente utilizza le spese effettive, non può più utilizzare l'aliquota standard se viene richiesto l'ammortamento accelerato. Possono essere richieste solo le spese in proporzione all'utilizzo aziendale del veicolo. Ad esempio, se il 25 percento delle miglia percorse in un anno sono legate al lavoro, il 25 percento delle spese effettive del veicolo può essere ammortizzato.