Sommario:
Se ti trovi in una controversia con una società o un fornitore di servizi e non pensi di dover pagare quel conto, è fondamentale che l'altra parte sappia il perché. Scrivere una lettera ottiene tutto sul disco ed evita la confusione che una telefonata può creare se il problema più tardi finisce in tribunale. Sii chiaro, professionale e conciso nella tua lettera di rifiuto di pagamento, specificando qual è il problema e perché stai intraprendendo questa azione.
Passo
Formatta il documento come lettera commerciale, indirizzata al proprietario dell'azienda, al gestore dell'account o al reparto specifico con cui stai discutendo. Assicurati che il destinatario abbia il potere di fare qualcosa per la situazione: è una perdita di tempo mandare questo a qualcuno senza l'autorizzazione per annullare il conto, anche se lo volesse.
Passo
Descrivi la transazione in questione. Sii specifico sull'ora e la data, sul personale con cui hai interagito e sulla natura dell'accordo. Ad esempio, potresti notare che "Nel pomeriggio del 21 maggio, ho fatto il check-in nel tuo hotel nella 300 posizione di Main Street, Toby, l'agente che ha preso la mia prenotazione, mi ha assicurato che mentre la costruzione si svolgeva nella struttura, la mia camera era adatto per l'occupazione."
Passo
Indica il problema specifico che sta dietro al tuo rifiuto di pagare il prodotto o il servizio concordato. Dettagli come ciò che hai ricevuto non è riuscito a soddisfare le aspettative concordate. Se il prodotto ordinato è stato rappresentato in modo errato dal venditore e non aveva la funzionalità necessaria, ad esempio includere tali informazioni. Se un hotel si è pubblicizzato come una struttura a cinque stelle solo per caratterizzare un tetto che perde, invece di uno scivolo d'acqua, lo affermano nella lettera.
Passo
Annoti tutti gli sforzi che hai già fatto per risolvere la situazione. Ancora una volta, i dettagli specifici sono utili. Dire "Ho chiamato una dozzina di volte" può sembrare un'esagerazione, ma citare le date e gli orari delle chiamate rende un disco più persuasivo.
Passo
Includi la tua cronologia con la società in questione. Non spendere tre pagine in dettaglio ogni transazione, ma una frase o due che riguardano la tua relazione storica può essere utile. Se sei un cliente da anni, questa è una credibilità aggiuntiva per la tua richiesta.
Passo
Chiudi ripetendo che non paghi l'importo in questione e richiedi la conferma che gli articoli sono stati rimossi dal tuo account. Chiedi conferma di ciò per iscritto.