Sommario:
Una lettera preparata con cura è fondamentale se si prevede di ricevere un rimborso per un acquisto importante come una macchina. La richiesta di rimborso risolve il problema fondamentale del servizio clienti. Se la concessionaria auto valuta il servizio clienti e hai una richiesta legittima di rimborso, è necessario onorare la richiesta.
Passo
Contattare il concessionario auto. Spiega la natura della tua chiamata e ottieni un nome di contatto per la persona che gestisce i problemi del servizio clienti come i rimborsi. Informa il concessionario della tua intenzione di richiedere un rimborso e perché. Questo pone l'azienda su preavviso, quindi è a conoscenza del reclamo. Usa tatto se senti che chiedere un rimborso potrebbe potenzialmente diventare controverso. L'ultima cosa che vuoi fare è sprecare le tue possibilità di ricevere un rimborso a causa delle cattive maniere.
Passo
Utilizza un formato commerciale per creare l'intestazione della tua lettera. In un formato commerciale, questo è il tuo nome, indirizzo e data nella parte superiore della pagina. L'intestazione dovrebbe apparire così:
Il tuo nome Il tuo indirizzo La tua città, codice di avviamento postale Indirizzo email (se ne hai uno) Data
Passo
Crea l'indirizzo interno, che include il nome e il cognome della persona a cui stai scrivendo. L'indirizzo interno segue lo stesso formato dell'intestazione:
Nome e cognome della persona di contatto presso il concessionario auto. Indirizzo Via Città, codice di avviamento postale
La spaziatura è importante. Idealmente, non dovrebbero esserci più di due spazi tra l'intestazione e l'indirizzo interno.
Passo
Crea il saluto, che è dove indirizzi la persona nella lettera. Il Saluto standard è: "Gentile Sig. (Sig.ra) Nome completo:" A differenza di una lettera amichevole, assicurati di utilizzare il nome e il cognome della persona nella lettera commerciale, che richiede un saluto formale.
Passo
Scrivi (o digita) il corpo della lettera. Questo è dove si fa il punto principale. Separa il corpo della lettera in tre parti: l'inizio, il centro e la fine. Presentati utilizzando il tuo nome completo e il motivo per cui stai scrivendo la lettera: per chiedere un rimborso. Non indentare, perché le lettere commerciali seguono un formato di blocco.
Passo
Indica perché ti meriti un rimborso nella parte centrale del corpo della lettera. Questa è una lettera persuasiva, che è professionale e appassionata. Indica il motivo per cui ritieni che ti meriti un rimborso dopo la tua presentazione. Il semplice fatto di chiedere un rimborso senza spiegazioni sarà molto probabilmente non udibile. Includere tutte le informazioni pertinenti e le copie della documentazione di supporto, come i nomi delle persone con cui hai parlato e la ricevuta di vendita. Termina il corpo della lettera ringraziando la persona di contatto e includi il tuo numero di telefono e il momento migliore per contattarti.
Passo
Chiudi la lettera con "Cordiali saluti" e firma il tuo nome in fondo alla lettera. Se hai digitato la lettera, digita anche il tuo nome completo sotto la tua firma.