Sommario:
Un'associazione di proprietari di case (HOA) è un'organizzazione responsabile per la manutenzione generale e la manutenzione di aree comuni in una suddivisione residenziale. L'HOA può essere gestito da una società di gestione o da uno sviluppatore immobiliare, ma in genere viene consegnato ai residenti una volta completato lo sviluppo. È necessario un HOA per tenere libri contabili che riflettano accuratamente le quote raccolte, quali tipi di spese sono sostenute, mostrare i saldi delle riserve per progetti speciali e vari altri articoli. Un sistema di contabilità di base può essere implementato senza troppe difficoltà.
Passo
Acquista software di contabilità su misura per un HOA se non possiedi già un software. Non è necessario utilizzare un software HOA specifico se si possiede già un altro software di contabilità. Condo Manager e TOPS sono fornitori di software specializzati nelle esigenze contabili di HOA, mentre Quickbooks è un software finanziario generale che può essere utilizzato per soddisfare i requisiti di contabilità HOA di base. Completa il tutorial e leggi i manuali forniti con il software che acquisti per capire come impostare il tuo HOA nel sistema.
Passo
Assicurati di avere una solida conoscenza dei requisiti contabili di HOA. La California Association of Homeowner's Associations è una buona risorsa per saperne di più sui requisiti HOA di base.
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Stabilisci una convenzione di denominazione coerente per i numeri del tuo account prima di iniziare a inserirli. Ad esempio, è possibile decidere che tutti gli account delle attività inizieranno con il numero "1", i conti delle passività "2", i "conti delle entrate" 3, i "conti spese" 4 "ei conti azionari" 5."
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Crea gli account che utilizzerai nel sistema software. I conti delle attività di base di cui avrete bisogno sono i contanti, il controllo, i crediti esigibili, le spese differite e le immobilizzazioni. Per i conti di responsabilità, è necessario disporre di conti fornitori, entrate differite e prestiti. I conti delle entrate includeranno le quote e il reddito da interessi. Gli account per la maggior parte delle spese saranno Utilities, Insurance, Maintenance, Custodial, Interest, Fees, Taxes e Reserve Expense. Infine, gli utili e le riserve mantenute comprenderanno i conti azionari. Ogni HOA ha esigenze specifiche, ma questo elenco di conti fornisce una solida base per iniziare a entrare nelle transazioni e può essere realizzato utilizzando qualsiasi HOA o software di contabilità finanziaria generico.
Passo
Inserisci la voce di bilancio di apertura nel tuo nuovo sistema software. Questa voce è fatta prima di far avanzare le voci quotidiane standard. Questa voce non dovrebbe includere alcun conto di entrate o spese. Ad esempio, se l'HOA ha $ 1.000 in banca da precedenti quote di casa, la voce sarà semplicemente un debito a Checking per $ 1,000 e un credito a Retained Earnings per $ 1,000. A questo punto hai un bilancio di apertura e sei pronto per andare avanti registrando l'attività quotidiana.
Passo
Inserisci i tuoi numeri di budget per ciascun conto entrate e uscite. Il metodo per stabilire i numeri del budget dipenderà dal software che stai utilizzando. Budgeting in genere richiede la creazione di un libro mastro separato da quello che si usa per registrare l'attività quotidiana della tua HOA. Leggi la rispettiva sezione del manuale del software per comprendere le specifiche relative alla creazione di budget nel tuo sistema software.
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Impara a eseguire i report di base forniti con il tuo software. I rapporti più elementari sono Stato patrimoniale, Conto economico, Rendiconto finanziario e Budget vs. effettivo. Questi dovrebbero essere consegnati con qualsiasi software finanziario che usi.