Sommario:
Nel corso del rapporto di un dipendente con un datore di lavoro, può essere richiesta una riclassificazione dello status fiscale. Spesso, un'impresa assumerà lavoratori su base contrattuale. Se la relazione diventa regolare e continua, l'azienda potrebbe dover convertire il lavoratore da un appaltatore indipendente a un lavoratore dipendente. L'incapacità di classificare correttamente un lavoratore come dipendente e di pagare le imposte sui salari richieste potrebbe sottoporre la società a sanzioni. Quando si verifica una conversione, sia il datore di lavoro che il dipendente hanno determinate responsabilità.
Passo
Rivedere le linee guida dell'Internal Revenue Service relative a quando un lavoratore deve essere trattato come un dipendente piuttosto che come un appaltatore indipendente (vedere Risorsa 1). Identifica tutti gli appaltatori che hanno lavorato per te che riceveranno un 1099 alla fine dell'anno fiscale e dovranno essere convertiti in un W-2 secondo le stesse linee guida.
Passo
Comunicare per iscritto all'appaltatore la necessità immediata di convertirlo in un dipendente e quali informazioni di identificazione è necessario per effettuare questo cambiamento. Documenta la data e l'ora in cui questi record sono stati prodotti nel file del dipendente. Utilizzare una ricevuta di posta certificata con una spedizione sufficiente se si invia l'avviso tramite posta ordinaria. Conserva la ricevuta stampata dal servizio postale degli Stati Uniti nei tuoi archivi come "prova di invio" legale.
Passo
Imposta un nuovo file dipendente nel database dei dipendenti e nel sistema di registrazione. Classificare l'appaltatore che viene convertito in stipendio, esente stipendio o non-esente ogni ora, in base al lavoro svolto e al livello di responsabilità del dipendente. Usa il tuo computer e l'accesso a Internet per rivedere le linee guida del Dipartimento degli Stati Uniti basate sul Fair Labour Standards Act (vedi Risorsa 2).
Passo
Impostare un piano retributivo commisurato al tipo di regolare classificazione dei dipendenti che diventerà il contraente. Stabilire i trigger per il pagamento degli straordinari dopo 40 ore di lavoro a settimana se il nuovo dipendente deve essere un dipendente orario.
Passo
Richiedere al nuovo dipendente di compilare un modulo W-4 che fornisca informazioni individuali ed esenzioni fiscali da calcolare al momento di determinare le ritenute d'acconto sui salari. Inserire il nuovo dipendente nel database dei dipendenti e nel sistema di cronometraggio secondo necessità.
Passo
Generare un modulo W-2 compilato per il nuovo dipendente entro il 31 gennaio per l'anno fiscale precedente riportando salari, imposte trattenute e altre informazioni richieste nel modulo. Invia quattro copie al dipendente per i vari requisiti di archiviazione fiscale. Conservare una copia per i propri documenti aziendali e inviare una copia all'Internal Revenue Service e alle autorità fiscali statali o comunali, se applicabile.