Sommario:
- Numero di identificazione del contribuente individuale
- Stato di cittadinanza
- Stato di ritenuta di riserva
- Responsabilità
Alcune aziende richiedono di presentare un modulo W-9 aggiornato, la richiesta di identificazione numero e certificazione fiscale, ogni anno, ma la maggior parte no. Gli appaltatori indipendenti devono archiviare annualmente un modulo W-9 per mantenere aggiornati i registri del contratto, ma non è sempre necessario. Ciò può creare confusione, specialmente se le circostanze del tuo lavoro o della tua vita sono cambiate di recente, poiché alcune modifiche richiedono di compilare un nuovo modulo. La maggior parte di questi cambiamenti sono rari e si verificano solo in condizioni specifiche.
Numero di identificazione del contribuente individuale
L'Internal Revenue Service o l'Amministrazione della sicurezza sociale rilascia a tutti i cittadini un numero identificativo di singolo contribuente, o ITIN. Per la maggior parte dei dipendenti e delle imprese individuali, l'ITIN è il numero di previdenza sociale. Se il tuo stato cambia, da una ditta individuale a una società o una società, ad esempio, l'IRS emette un nuovo numero di identificazione del datore di lavoro federale, o FEIN. È necessario segnalare questa modifica su un modulo W-9 aggiornato.
Stato di cittadinanza
Un cambiamento nello stato di cittadinanza è raro, ma se cambia, è necessario presentare un nuovo modulo W-9. Se sei un cittadino degli Stati Uniti, questo stato normalmente cambia solo se lasci definitivamente il paese, revochi la cittadinanza o rinunci volontariamente al tuo stato. Se il tuo stato cambia, invia immediatamente un nuovo modulo W-9, in quanto il tuo datore di lavoro potrebbe dover cambiare i suoi record. Il processo di tassazione per i cittadini non statunitensi che lavorano negli Stati Uniti spesso differisce dal processo per un cittadino.
Stato di ritenuta di riserva
La modifica più comune allo stato di un contribuente è se la persona è soggetta a ritenuta d'acconto. Sei soggetto a questo tipo di ritenuta se hai omesso o mentito su informazioni, come il tuo ITIN, sul tuo precedente modulo W-9, se non hai certificato che sei esente da ritenuta alla fonte o se hai sottostimato i tuoi interessi o dividendi e hai fatto non dire al tuo datore di lavoro di trattenere i fondi.
L'IRS ti avvisa se sei soggetto a ritenuta d'acconto e ne dà la ragione. L'agenzia ti avvisa anche quando non sei più soggetto a ritenuta. Se si è soggetti a ritenuta di riserva, è necessario modificare il W-9 per riflettere questo; devi anche cambiarlo se diventi esente.
Responsabilità
Non è responsabilità del tuo datore di lavoro chiederti se qualcosa è cambiato nel tuo modulo W-9. Se il numero del contribuente, il numero di previdenza sociale, lo stato di cittadinanza o lo status di esenzione dalla ritenuta d'imposta sono cambiati nell'ultimo anno, è necessario contattare il datore di lavoro e richiedere un nuovo modulo. Se ritieni che potresti avere circostanze insolite che potrebbero influire sul tuo W-9 e richiedere l'aggiornamento, contatta prima il tuo datore di lavoro e chiedi. Il dipartimento risorse umane presso la sede di servizio dovrebbe essere in grado di rispondere alla tua domanda; in caso contrario, contattare l'IRS.