Sommario:
Essere a capo di un'associazione condominiale non è un compito facile. In qualità di amministratore o ditta, sei generalmente responsabile della manutenzione di edifici, piscine e altre aree comuni. Devi anche far rispettare le regole su ciò che i proprietari di abitazione possono fare con le loro proprietà, e questo può causare molte polemiche. I proprietari di case pagano da $ 100 a $ 10.000 all'anno per vivere in una comunità gestita, secondo CNNMoney.com, e questo crea un'enorme pressione sull'associazione per essere finanziariamente responsabile, soddisfare gli standard di manutenzione e pulizia e migliorare il valore complessivo del condomini.
Passo
Identifica le operazioni chiave per le quali sarai responsabile. Utilizzando un software di elaborazione testi, documenta le aree delle obbligazioni dell'associazione condominiale. Questi possono includere: manutenzione di edifici, giardini, piscine, sale ricreative e altre strutture pubbliche condivise; raccolta di rifiuti; pulizia di emergenza, come neve o ghiaccio, e sicurezza degli edifici. Prendi nota di altre aree di gestione, come ad esempio l'applicazione delle regole comunitarie per i proprietari di case, la risposta ai reclami, l'organizzazione di regolari riunioni dell'associazione e la riscossione di tariffe mensili o annuali.
Determina la forza lavoro necessaria per far funzionare la struttura. Costruire relazioni con i fornitori locali per fornire i servizi di manutenzione. Siate pronti ad assumere consulenti qualora sorgessero azioni legali.
Pianifica attentamente il budget annuale. Creare un modello in un programma per fogli di calcolo, come Microsoft Excel. Iniziare con il più alto livello di riparazioni - come le sostituzioni del tetto - quindi allocare in modo appropriato per i servizi di pulizia, la sostituzione dell'asfalto, l'abbellimento del terreno, il controllo dei parassiti, il riscaldamento e l'aria condizionata, la verniciatura esterna e altro ancora. Esamina tutte le unità per determinare ciò che è necessario e lascia le riserve per tenere conto degli scenari di calamità naturali.
Documentare una serie di standard di riparazione e manutenzione. Questo è fondamentale per pianificare la manutenzione a lungo termine delle tipiche operazioni di costruzione. Pensa a ciò che costituisce "pulito". Stabilisci uno standard per ciò che ritieni necessario per pianificare il controllo degli infestanti, il servizio di riscaldamento / condizionamento e altri interventi di manutenzione ordinaria. Decidendo sull'urgenza di alcune riparazioni, riduci la possibilità che superi il tuo budget. Inoltre, questo ti consente di concentrarti sulle operazioni essenziali necessarie per gestire la comunità.
Passo
Sii il più diplomatico possibile con i padroni di casa. Le dispute sulle regole dell'associazione possono portare rapidamente a battaglie legali. Le riunioni dell'associazione sono forum aperti per i proprietari di case per sollevare problemi. Quando i reclami vengono presentati di persona o per iscritto, rispondi in modo efficiente e rispettoso.
Documenta e valuta tutte le operazioni su base regolare. Una valutazione di fine anno del budget e delle operazioni ti aiuta a determinare che cosa ha funzionato e se hai bisogno di cambiare approccio il prossimo anno. Conservare tutte le ricevute di manutenzione, i contratti legali, le informazioni sulle assicurazioni e i registri finanziari insieme in un sistema di archiviazione organizzato per riferimento futuro.