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Se hai un lavoro che richiede il viaggio, sia che si trovi nella tua città o stato o che sia fuori dallo stato o dal paese, la tua azienda sceglie il metodo di responsabilità e il rimborso di tali spese. Alcune aziende rimborsano le tue spese effettive, mentre altre ti danno uno stipendio di viaggio. Se ricevi uno stipendio da viaggio, la responsabilità fiscale personale dipende dal fatto che il tuo datore di lavoro abbia un piano responsabile o non responsabile. Il rimborso per le spese effettive non è tassabile.
Metodi di rimborso dei viaggi
Se devi viaggiare e questo viaggio è considerato correlato al lavoro, ci sono diversi modi in cui la tua azienda può gestire il rimborso di tali spese. Puoi ricevere uno stipendio prima del viaggio, puoi pagare le tue spese ed essere rimborsato oppure puoi ricevere uno stipendio di viaggio che richiede di documentare le spese e restituire al tuo datore di lavoro qualsiasi porzione non utilizzata dello stipendio. La vostra azienda può scegliere di fornire questi fondi sotto un piano responsabile o un piano non responsabile, oppure possono contabilizzare una parte delle spese ad un tasso di diem.
Piano responsabile
Se il tuo datore di lavoro utilizza un piano responsabile, le spese commerciali che hai fatto con il tuo stipendio di viaggio non sono tassabili come reddito, né sono soggette alle tasse FICA. Un piano responsabile deve soddisfare determinati requisiti IRS. Le spese devono essere legate al business e altrimenti sarebbero deducibili da te come spese aziendali. Il datore di lavoro deve richiedere la documentazione delle spese fornendo la data, l'ora, il luogo, l'importo e lo scopo commerciale della spesa entro un periodo di tempo ragionevole, in genere entro 60 giorni.
Tutte le spese richiedono ricevute a meno che non vengano rimborsate su un piano giornaliero, ad esempio le spese di chilometraggio. Qualsiasi fondo in eccesso sul tuo stipendio di viaggio che non fosse necessario per il tuo viaggio deve essere restituito alla compagnia entro un ragionevole periodo di tempo. I soldi non restituiti sono interamente tassabili.
Piano non responsabile
Un piano non responsabile è uno che non richiede al dipendente di contabilizzare nessuna delle spese effettuate utilizzando lo stipendio di viaggio. Con questo tipo di piano puoi spendere il tuo stipendio di viaggio su qualsiasi cosa tu scelga, senza documentazione o spiegazione, e non devi restituire la parte inutilizzata del tuo stipendio di viaggio al tuo datore di lavoro. In questo tipo di piano, l'importo del tuo stipendio di viaggio è incluso nel tuo reddito imponibile sul tuo modulo W-2 ed è soggetto anche alle imposte FICA - Medicare e previdenza sociale.
Spese Per Diem
L'IRS ha procedure per rimborsare ai dipendenti un tasso fisso per le spese di viaggio come pasti, alloggio e chilometraggio. Ad esempio, nel 2011, il tasso di rimborso in miglia IRS era di 51 centesimi al miglio. Questo tasso è adeguato in base alla fluttuazione dei prezzi del gas. In base a questo piano, ti vengono rimborsate le spese secondo le tariffe standard stabilite dall'IRS, per le quali devi fornire il motivo commerciale del tuo viaggio e il numero di miglia percorse.
Se le spese vengono rimborsate semplicemente in base al tasso giornaliero, è considerata una spesa responsabile e non è soggetta a imposta. Tuttavia, se si supera la tariffa giornaliera e si richiede il rimborso, l'eccedenza è totalmente tassabile. Per qualsiasi altra spesa coperta dal tuo stipendio di viaggio per il quale non è prevista alcuna tariffa giornaliera, se devi renderla conto, non è tassabile, ma se il tuo stipendio lo copre e non ti è richiesto né di darne conto né di restituire il eccedenza, questi importi sono tassabili e aggiunti al vostro reddito.