Nulla rovina la tua produttività per il giorno più veloce di una riunione. Anche i check-in più necessari possono trasformarsi in sguardi insensati. Non deve essere in questo modo - e abbiamo i dati per dimostrarlo.
I ricercatori del Nebraska e della Carolina del Sud hanno appena pubblicato uno studio che raccoglie quasi 200 altri studi scientifici sugli incontri di lavoro. Stavano cercando i modi più utili per strutturare le riunioni prima, durante e dopo la loro realizzazione. Chiunque sia mai stato frustrato da un rapporto di stato senza fine probabilmente rallegrerà le loro conclusioni finali.
"I leader possono essere più organizzati, iniziare in tempo e incoraggiare un ambiente di condivisione sicuro", ha detto il coautore Joseph Allen in un comunicato stampa. "I partecipanti possono venire preparati, essere puntuali e partecipare."
Non è poco per rendere le riunioni migliori per tutte le persone coinvolte. Uno studio ha rilevato che i dipendenti regolari trascorrono circa sei ore alla settimana in riunioni, mentre i manager possono essere bloccati con una media di 23 ore settimanali. Nessuno dei consigli dei ricercatori è radicale o difficile; implica semplicemente il rispetto del tempo di tutti.
Prima dell'incontro: Valuta i bisogni attuali, fai circolare un ordine del giorno e invita le persone giuste.
Durante la riunione: Incoraggia il contributo, fai spazio all'umorismo, reindirizza il lamento e mantieni le discussioni concentrate.
Dopo l'incontro: Condividi minuti, cerca feedback e guarda avanti.
Leggi di più per una spiegazione più dettagliata di ogni idea di miglioramento. E se vuoi eseguire una diagnostica dei tuoi incontri, il team di ricerca suggerisce di registrarne uno, sia con video che con audio. Potrebbe essere scomodo, ma non è peggio di un altro incontro potenzialmente terribile.