Sommario:
Forse la tua organizzazione desidera sviluppare un programma di team building o un programma annuale di beneficenza. Qualunque sia l'evento, tali attività costano denaro. Una considerazione prioritaria nel fatto che un programma possa o meno passare da una proposta approssimativa alla realtà è il costo. Per valutare i costi, le imprese escogitano un budget di programma.
Identificazione
Il formato di un budget varia a seconda dell'azienda, ma i budget standard includono un report scritto che dettaglia e giustifica i costi. Un budget include anche un foglio di calcolo che evidenzia gli aspetti quantitativi del budget, principalmente i costi. Tali spese includono costi fissi e variabili. Robert Carbaugh spiega nel libro "Economia contemporanea" come i costi fissi riguardano i costi iniziali sostenuti indipendentemente dalla quantità o dal volume prodotto. Gli esempi includono il salario amministrativo, le tasse per l'affitto o la sede e le macchine. I costi variabili, d'altra parte, si adattano in base all'output o all'utilizzo; materiali e input sono tipi di costi variabili. Calcolando il valore totale di queste spese si ottiene il costo complessivo del programma.
Caratteristiche
Le caratteristiche di un budget di programma includono una panoramica scritta di come sono allocati i costi, possibili ragioni per le fluttuazioni dei costi previsti e come coprire le spese. La panoramica del report giustifica ciascuno degli acquisti elencati e talvolta offre soluzioni per ridurre i costi del progetto. In alcuni casi, una funzione del budget di un programma elenca i modi per coprire le spese, inclusa la raccolta di fondi o il trasferimento di risorse da una parte dell'organizzazione al progetto.
John Mutz, autore di "Fundraising for Dummies", spiega come i budget dei programmi dovrebbero riflettere il modo in cui l'azienda ha pianificato i costi. La parte dei costi previsti del budget dettagliata nel foglio di calcolo delinea gli elementi necessari per l'implementazione del programma. Il foglio di calcolo indica anche il costo totale, che di solito è referenziato in tutto il report.
Significato
Un budget di programma aiuta le aziende a comprendere e attualizzare i costi. In alcuni casi, il calcolo dei costi può indicare che l'azienda non può permettersi il programma dato; se questo si verifica, l'azienda risparmia risorse preziose non sviluppando un programma che non può permettersi. Oppure, il budget illustra i modi in cui l'azienda può modificare i suoi piani originali a qualcosa di più conveniente. Alcune aziende utilizzano un budget del programma come proposta: in questi casi, l'azienda che accetta le offerte da varie aziende può rivedere la scelta più efficace ed economica offerta dai venditori. Un budget genera anche un senso di responsabilità nei confronti degli incaricati di effettuare acquisti per il progetto. La direzione può utilizzare le informazioni delineate nel budget per creare linee guida e aspettative in merito al costo.
avvertimento
Prima di elencare i costi, gli analisti del budget dovrebbero raccogliere informazioni da più fonti relative ai prezzi. La società dovrebbe determinare quale articolo acquistare per il programma solo dopo aver consultato molti prezzi. In questo frangente, l'azienda dovrebbe impegnarsi ad acquistare il prodotto o ad utilizzare il servizio. L'uso di semplici stime rende i budget inaffidabili e privi di fondamento.