Sommario:
Organizzare i tuoi documenti non manterrà solo i tuoi file importanti a portata di mano, ma li proteggerà anche se conservati correttamente. A nessuno piace la sensazione di incappare nei documenti, di gettare carta perché non riesci a trovare quella dichiarazione bancaria importante. Dopo aver organizzato e archiviato i tuoi documenti, trovare i tuoi file importanti è semplice e veloce.
Passo
Calcola il numero di cartelle di file, raccoglitori e divisori di tabulazione di cui hai bisogno. Questo dipende da quante diverse categorie di archiviazione hai. È meglio acquistare questi materiali di consumo dopo aver creato le categorie di archiviazione in modo da sapere esattamente quante cartelle sono necessarie.
Passo
Designare una superficie o un grande tavolo per creare le pile di tutti i tuoi documenti. Organizzare i tuoi documenti è un processo e, quindi, vuoi designare un'area in cui puoi creare le pile dei tuoi documenti ordinati e lasciarli ordinati se non finisci subito. A seconda della quantità di documenti che hai, questo potrebbe richiedere un intero weekend o, meglio ancora, spendere almeno 10 o 30 minuti al giorno per organizzare e archiviare i tuoi documenti.
Passo
Organizza i tuoi documenti in pile separate in categorie di nomi. Ad esempio, bollette dell'acqua in una pila e estratti conto bancari in un'altra (pile separate per ogni banca).
Passo
Fai una lista delle diverse categorie nominate (aziende o nomi di documenti) che hai una volta che hai messo tutti i tuoi documenti in pile separate. Ad esempio: Bank of America, Water Bill, Car Loan, State Farm Insurance, AAA, Student Loans, ecc. Alfabetizza la tua lista. Se tutti i tuoi documenti sono archiviati in un archivio in ordine alfabetico, ti sarà più facile trovare i tuoi documenti.
Passo
Scrivi ciascuno dei nomi delle categorie nella scheda della cartella dei file o su un foglio separato con schede separate e quindi inseriscile nella scheda della cartella dei file sospesi.
Passo
Metti tutte le tue cartelle di file nello schedario in ordine alfabetico. Inizia ad archiviare le tue pile di documenti. Mentre archivi i documenti nelle loro cartelle appropriate, organizza i documenti in ordine cronologico con il più nuovo in cima. Verificare con le leggi statali e federali quando si tratta di scoprire per quanto tempo si devono conservare certi documenti importanti. Alcuni documenti, come i contributi dell'IRA, devono essere conservati in modo permanente.
Passo
Tieni un back-up di documenti importanti - o se vuoi solo avere i documenti dell'anno in corso (ad esempio, a fini fiscali) - facendo raccoglitori per archiviare copie dei tuoi documenti in. A seconda della quantità di documenti che avere, separare i documenti in categorie, come documenti bancari, fatture e investimenti. Non dimenticare di etichettare i divisori in modo che tutto nel raccoglitore sia facilmente accessibile. Metti un elenco delle categorie a schede nella parte anteriore del raccoglitore. È inoltre possibile eseguire la scansione di tutti i documenti importanti e conservare copie elettroniche come backup.