Sommario:
- Nozioni di base sul rimborso delle miglia
- Tasso di chilometraggio standard IRS
- Spese effettive
- Altri metodi
L'Internal Revenue Service consente una varietà di diversi piani di rimborso delle miglia. I datori di lavoro possono rimborsare le spese effettive del veicolo, utilizzare il tasso di chilometraggio standard IRS o non rimborsare affatto le spese. Per essere una spesa valida, l'azienda deve mantenere la prova della spesa e verificare che le miglia siano state guidate per uno scopo commerciale.
Nozioni di base sul rimborso delle miglia
L'IRS consente alle imprese di rimborsare i dipendenti e altri rappresentanti aziendali per i viaggi d'affari. Se l'azienda segue le linee guida IRS, il rimborso è una spesa per la società e un pagamento non tassabile per il dipendente. Per essere una spesa valida, l'azienda deve conservare i record della spesa e verificare che sia stata utilizzata per il lavoro. Per essere un pagamento non tassabile per il dipendente, il dipendente deve segnalare le spese in modo tempestivo e restituire i rimborsi in eccesso che riceve.
Tasso di chilometraggio standard IRS
Il metodo di rimborso delle miglia più semplice per un'azienda è il tasso di chilometraggio standard IRS. In base a questo piano, il dipendente e il datore di lavoro devono solo tenere traccia delle miglia guidate per le imprese piuttosto che documentare le spese effettive. Questo tasso viene aggiornato periodicamente dall'IRS per riflettere le spese medie di gas, manutenzione, riparazioni, assicurazione, licenze, registrazione e ammortamento sostenute per miglio guidato.
Spese effettive
Invece di rimborsare al tasso di chilometraggio standard, un'azienda può scegliere di rimborsare le spese effettive del veicolo sostenute. Questo è più dettagliato rispetto al tasso di chilometraggio standard IRS, ma può comportare un rimborso più elevato se il dipendente guida un'auto di lusso o acquista un'assicurazione costosa. Con questo metodo, il dipendente calcola la quantità totale di gas, la manutenzione dell'auto, le riparazioni auto, il deprezzamento, i costi di licenza, le spese di registrazione e le spese di assicurazione auto per l'anno. Quindi, prorata la spesa in base alla quantità di miglia percorse per le imprese. Ad esempio, diciamo che un dipendente ha guidato la sua auto per un totale di 10.000 miglia durante l'anno e 5.000 di quelle miglia erano per affari. Se durante l'anno ha incassato un totale di $ 10.000 in spese del veicolo, il suo datore di lavoro può rimborsarlo per $ 5.000 a condizione che possa documentare le spese.
Altri metodi
L'IRS consente alle aziende di rimborsare le spese di chilometraggio in qualsiasi modo scelgano, purché conservino la documentazione. Alcuni datori di lavoro possono scegliere di rimborsare solo la quantità effettiva di gas acquistata per viaggi di lavoro. Altri non possono scegliere di rimborsare le spese di chilometraggio. Se un datore di lavoro rimborsa solo una parte delle spese di chilometraggio, o nessuna spesa di chilometraggio, il dipendente può cancellare la parte non rimborsata come deduzione dettagliata su Modulo 2106, Spese per i dipendenti.