Sommario:
Quando non si ottiene il servizio che si desidera o si aspetta da una società, potrebbe essere necessario presentare un reclamo del servizio clienti. A volte questo è l'unico modo per risolvere un problema. Se hai parlato con rappresentanti della compagnia, cassieri, corrispondenti e supervisori senza successo, presentare una denuncia formale può risolvere il tuo problema in modo rapido. Quando ti prepari a presentare un reclamo, potresti dover raccogliere alcune informazioni e seguire i passaggi e le procedure corretti. Diverse società hanno diverse procedure per la presentazione di reclami.
Passo
Chiama la società a cui stai presentando il reclamo e chiedi loro la procedura per la presentazione di un reclamo del servizio clienti. Alcune società ti consentono di inoltrare un reclamo online e altre società vorranno che tu dichiari il tuo reclamo per iscritto. Segui le loro istruzioni alla lettera. Se il reclamo del servizio clienti deve essere scritto, ottenere l'indirizzo corretto per il dipartimento dove dovrebbe andare. Scopri se la tua lettera deve essere indirizzata a chiunque in particolare o solo a un dipartimento.
Passo
Raccogli tutte le tue informazioni. Potrebbe essere necessario il nome della persona con cui hai parlato, se lui o lei è stata la causa del tuo reclamo. Ottieni i nomi di tutti quelli con cui hai parlato, inclusi i supervisori. Scrivi il nome del dipartimento e il numero di telefono del dipartimento. Se conosci le date e le volte in cui hai parlato con le persone, includile nel tuo documento. A volte puoi passare diversi giorni a parlare con persone diverse cercando di ottenere una chiamata di servizio risolta. Annota tutti gli altri dettagli che puoi pensare riguardo al reclamo del servizio clienti.
Passo
Scrivi la tua lettera Quando scrivi la tua lettera assicurati di non tralasciare alcuna informazione. Annota l'ordine in cui sono emerse le cose e l'ordine con cui hai parlato con determinate persone. È inoltre necessario spiegare in dettaglio di cosa si tratta. Fornisci il maggior numero di dettagli possibile. Includi i passaggi che hai seguito per risolvere il problema. Spiega perché la società dovrebbe adottare le misure necessarie per correggere la tua situazione. Fai sapere alla compagnia che ti aspetteresti di ascoltarli nel prossimo futuro.
Passo
Manda la tua lettera Includi con la tua lettera tutte le fotocopie dei documenti che aiuteranno il tuo caso. Tieni una copia della tua lettera per i tuoi dati. La compagnia dovrebbe tornare con te in un ragionevole lasso di tempo. Consentire loro 10-15 giorni per rispondere. Puoi inviare una copia della tua lettera a tutti coloro con cui hai parlato o, per lo meno, al supervisore nel dipartimento competente.
Passo
Follow-up con l'agenzia appropriata. Se si scopre che non è possibile risolvere il problema, potrebbe essere necessario contattare la Federal Trade Commission (FTC), il Better Business Bureau, un'agenzia di segnalazione dei crediti o persino l'ufficio del procuratore generale. Avranno anche le proprie procedure per la registrazione dei reclami.